خیلی از فریلنسرها تصور میکنند اگر روزها چند ساعت بیشتر بود، میتوانستند همه پروژهها را بهموقع تحویل دهند، به یادگیری برسند، ورزش کنند و در کنار خانواده هم وقت بگذرانند. اما واقعیت این است که مشکل از کمبود زمان نیست؛ همه ما در طول شبانهروز فقط ۲۴ ساعت زمان داریم. اینجاست که مدیریت زمان برای فریلنسرها مطرح میشود!
اما آنچه تفاوت ایجاد میکند، مدیریت زمان نیست؛ بلکه مدیریت خودمان، انرژیمان و تصمیمهایی است که در طول روز میگیریم. شما نمیتوانید ساعتهای بیشتری به روز اضافه کنید، اما میتوانید از همان ساعتهایی که دارید، بهتر استفاده کنید.
اگر بهعنوان یک فریلنسر همیشه بین چند پروژه جابهجا میشوید، ددلاینها شما را تحت فشار قرار میدهند یا شبها با این احساس میخوابید که هنوز کارهای زیادی روی زمین مانده است، احتمالاً مشکل از حجم کار نیست؛ بلکه از شیوه برنامهریزی و مدیریت زمان شماست.
در این مقاله، با هم یاد میگیریم چگونه زمان، انرژی و تمرکز خود را بهتر مدیریت کنیم تا هم پروژهها را با کیفیت بالاتری انجام دهیم، هم از فرسودگی شغلی فاصله بگیریم و هم تعادل بهتری بین کار و زندگی شخصی ایجاد کنیم. این همان مهارتی است که هر فریلنسر برای رشد پایدار به آن نیاز دارد.
برای آشنایی بیشتر با تجربههای من در فریلنسینگ، این مقاله را بخوانید:
شروع فریلنسری برای من؛ از نوشتن روی کاغذ تا طراحی سایت
مدیریت زمان چیست و چرا اهمیت دارد؟
وقتی صحبت از مدیریت زمان میشود، خیلیها یاد برنامهریزی ساعتی، جدولهای رنگارنگ یا اپلیکیشنهای مدیریت وظایف میافتند. اما مدیریت زمان فقط به این ابزارها محدود نمیشود؛ مخصوصاً اگر فریلنسر باشید.
در دنیای فریلنسینگ، هیچ مدیر یا سرپرستی وجود ندارد که ساعت شروع و پایان کارتان را مشخص کند یا مدام روند انجام پروژهها را بررسی کند. این خود شما هستید که باید تصمیم بگیرید امروز روی چه کاری تمرکز کنید، چه پروژهای را در اولویت قرار دهید و چه زمانی استراحت کنید. به همین دلیل، مدیریت زمان برای فریلنسرها در واقع ترکیبی از برنامهریزی، اولویتبندی و مدیریت انرژی است.
به زبان ساده، مدیریت زمان یعنی بتوانید از ساعتهایی که در اختیار دارید به بهترین شکل استفاده کنید؛ نه اینکه صرفاً ساعات بیشتری کار کنید. هدف این نیست که فهرست کارهای روزانه را تا آخر شب پر کنید، بلکه این است که مهمترین کارها را در زمان مناسب انجام دهید و در پایان روز احساس کنید روی کارهایتان کنترل داشتهاید، نه اینکه کارها شما را کنترل کرده باشند.
چرا مدیریت زمان برای فریلنسرها اهمیت بیشتری دارد؟
یکی از بزرگترین چالشهای فریلنسری، آزادی بیش از حد است. شاید در نگاه اول نداشتن ساعت کاری ثابت یک مزیت به نظر برسد، اما اگر نتوانید برای زمان خود برنامهریزی کنید، همین آزادی خیلی زود به بینظمی، استرس و عقب افتادن پروژهها تبدیل میشود.
مدیریت زمان به شما کمک میکند:
- پروژهها را بهموقع و با کیفیت بالاتر تحویل دهید.
- بین چند پروژه، مشتری و ددلاین مختلف بهتر تعادل برقرار کنید.
- روی مهمترین کارها تمرکز کنید و زمان کمتری صرف کارهای کماهمیت شود.
- استرس ناشی از انباشته شدن کارها را کاهش دهید.
- برای یادگیری، استراحت، ورزش و زندگی شخصی هم زمان داشته باشید.
- از فرسودگی شغلی (Burnout) که بسیاری از فریلنسرها تجربه میکنند، فاصله بگیرید.
در همین راستا بخوانید:
زندگی فریلنسری؛ مزایا چالشها و واقعیتهایی که باید بدانید.
مدیریت زمان یعنی اولویتبندی، نه انجام همه کارها
یکی از بزرگترین باورهای اشتباه این است که افراد موفق همه کارهایشان را انجام میدهند. در واقع، افراد موفق بیشتر از اینکه مشغول باشند، در انتخاب کارهای مهم مهارت دارند.
بهعنوان یک فریلنسر، همیشه کار برای انجام دادن وجود دارد؛ پاسخ دادن به پیام مشتری، ویرایش پروژه، یادگیری مهارت جدید، تولید محتوا، بازاریابی، مدیریت شبکههای اجتماعی و دهها کار دیگر. اگر بخواهید همه آنها را همزمان انجام دهید، احتمالاً هیچکدام به نتیجه مطلوب نمیرسند.
مدیریت زمان یعنی تشخیص دهید کدام کارها بیشترین تأثیر را روی درآمد، رضایت مشتری و رشد حرفهای شما دارند و ابتدا همانها را انجام دهید. گاهی حذف یا به تعویق انداختن یک کار کماهمیت، ارزش بیشتری از انجام چندین کار پراکنده دارد.
در ادامه مقاله، با تکنیکها و روشهایی آشنا میشوید که به شما کمک میکنند زمان، تمرکز و انرژی خود را بهتر مدیریت کنید تا هم بهرهوری بیشتری داشته باشید و هم تعادل سالمتری بین کار و زندگی شخصی ایجاد کنید.
بهترین تکنیکهای مدیریت زمان برای فریلنسرها
ممکن است هر روز صبح یک لیست از کارها بنویسید؛ «طراحی دکمههای سایت، پاسخ به پیام مشتری، نوشتن مقاله، یادگیری یک مهارت جدید، پیگیری پرداختها» و چندین مورد دیگر را در دفتر خود ثبت کنید، اما در پایان روز هنوز احساس کنید کارهای مهم انجام نشدهاند.
هیچ روش واحد مدیریت زمان وجود ندارد که برای همه فریلنسرها بهترین باشد. بعضی افراد صبحها بیشترین تمرکز را دارند، بعضی شبها بهتر کار میکنند و بعضی هم باید همزمان چند پروژه را مدیریت کنند. به همین دلیل، بهتر است با تکنیکهای مختلف آشنا شوید و ببینید کدام روش با سبک کاری شما سازگارتر است.
۱. تکنیک پومودورو (Pomodoro)؛ کار کردن در بازههای کوتاه اما عمیق
یکی از چالشهای رایج فریلنسرها این است که زمان زیادی را پشت سیستم میگذرانند، اما در پایان روز احساس میکنند آنقدر که باید پیشرفت نکردهاند. مشکل معمولاً کمبود زمان نیست؛ بلکه پراکندگی تمرکز و انجام همزمان چند کار مختلف باعث میشود بخش زیادی از انرژی ذهنی صرف فعالیتهای کماهمیت شود.
برای مثال، ممکن است یک فریلنسر چند ساعت در حال کار باشد، اما در همین مدت چندین بار ایمیلها را بررسی کند، به پیامهای مشتری پاسخ دهد، سری به شبکههای اجتماعی بزند، بین پروژههای مختلف جابهجا شود یا مدام درباره کارهای بعدی فکر کند. نتیجه این است که زمان کاری زیادی صرف میشود، اما میزان کار عمیق و واقعی کمتر از حد انتظار خواهد بود.
تکنیک پومودورو برای حل همین مشکل طراحی شده است. این روش کمک میکند زمان کاری خود را به بخشهای مشخص تقسیم کنید و در هر بازه، تمام تمرکز خود را روی یک کار مشخص قرار دهید. هدف پومودورو این نیست که ساعتهای بیشتری کار کنید؛ بلکه کمک میکند از همان زمانی که در اختیار دارید، استفاده مؤثرتری داشته باشید.
مدل کلاسیک پومودورو معمولاً به این شکل اجرا میشود:
- ۲۵ دقیقه تمرکز کامل روی یک کار مشخص؛ در این زمان فقط روی همان وظیفه کار میکنید و تمام عوامل حواسپرتی را کنار میگذارید.
- ۵ دقیقه استراحت کوتاه؛ برای بازیابی ذهن، کمی از محیط کار فاصله میگیرید.
- تکرار این چرخه تا زمانی که چهار دوره کامل انجام شود.
- یک استراحت طولانیتر بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه بعد از پایان چهار پومودورو.
البته این زمانها قانون ثابت نیستند و میتوانید آنها را با شرایط کاری خود هماهنگ کنید. بعضی افراد با دورههای ۵۰ دقیقهای کار و ۱۰ دقیقه استراحت عملکرد بهتری دارند. مهمترین اصل این است که یک بازه مشخص برای تمرکز عمیق ایجاد کنید و در آن زمان، سراغ کارهای دیگر نروید.
ایده اصلی این تکنیک این است که بهجای اینکه به خودتان بگویید «امروز باید ۸ ساعت کار کنم»، تمرکز خود را روی ایجاد چند بازه کاری باکیفیت بگذارید. برای یک فریلنسر، کیفیت تمرکز معمولاً اهمیت بیشتری از تعداد ساعت حضور پشت سیستم دارد.
برای مثال، یک فریلنسر طراحی سایت میتواند روز کاری خود را اینگونه برنامهریزی کند:
- ۳ پومودورو برای طراحی رابط کاربری و ساخت صفحات اصلی پروژه مشتری
- ۲ پومودورو برای بررسی بازخوردها، اعمال تغییرات و اصلاح مشکلات
- ۱ پومودورو برای مطالعه در مورد المانهای اتمی المنتور
در پایان روز، بهجای اینکه فقط به تعداد ساعتهایی که پشت سیستم بودهاید نگاه کنید، میتوانید بررسی کنید چند بازه کاری واقعی و مفید داشتهاید. این موضوع بهمرور باعث افزایش بهرهوری، کاهش احساس خستگی و مدیریت بهتر پروژهها میشود.
برای اینکه از تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان، نتیجه بهتری بگیرید، چند نکته مهم را در نظر داشته باشید:
- هر پومودورو را به یک وظیفه مشخص اختصاص دهید. شروع کردن یک بازه کاری بدون هدف مشخص باعث میشود زمان شما صرف تصمیمگیری و جابهجایی بین کارها شود.
- در زمان تمرکز، عوامل مزاحم را حذف کنید. اعلانهای موبایل، پیامرسانها و شبکههای اجتماعی میتوانند حتی بعد از چند ثانیه حواسپرتی، تمرکز شما را برای چند دقیقه کاهش دهند.
- استراحتها را حذف نکنید. بسیاری از افراد تصور میکنند کار کردن بدون توقف باعث پیشرفت بیشتر میشود، اما مغز برای حفظ کیفیت تمرکز به زمان بازیابی نیاز دارد.
- بعد از چند روز استفاده، زمانبندی مناسب خودتان را پیدا کنید. شاید برای بعضی پروژهها ۲۵ دقیقه ایدهآل باشد، اما برای کارهای خلاقانه مثل طراحی یا نویسندگی، بازههای طولانیتر عملکرد بهتری داشته باشند.
تکنیک پومودورو بهخصوص برای فریلنسرها که معمولاً آزادی زمانی زیادی دارند اما با حواسپرتیهای بیشتری مواجه هستند، یک روش ساده و کاربردی برای ایجاد نظم در روز کاری است. این تکنیک کمک میکند زمان کمتر صرف «مشغول بودن» شود و بخش بیشتری از روز به «پیشرفت واقعی» اختصاص پیدا کند.
۲. تایم بلاکینگ (Time Blocking)؛ زمان خود را قبل از شروع روز تقسیم کنید
یکی از مشکلات رایج فریلنسرها این است که معمولاً با چندین نوع فعالیت مختلف در طول روز سروکار دارند. ممکن است صبح مشغول طراحی سایت یک مشتری باشند، چند ساعت بعد نیاز به پاسخگویی به پیامها داشته باشند، برای سایت شخصی خود محتوا تولید کنند یا زمانی را به یادگیری مهارتهای جدید اختصاص دهند.
در چنین شرایطی، داشتن یک لیست ساده از کارها همیشه کافی نیست. ممکن است تمام روز مشغول انجام فعالیتهای مختلف باشید، اما در پایان روز هنوز بعضی از مهمترین کارها انجام نشده باشند. دلیل این اتفاق معمولاً مشخص نبودن زمان انجام هر کار است.
تایم بلاکینگ یکی از روشهای مؤثر برای حل این مشکل است. در این روش، بهجای اینکه فقط فهرستی از وظایف روزانه داشته باشید، قبل از شروع روز یا ابتدای هفته، بخشهای مشخصی از زمان خود را برای فعالیتهای مختلف اختصاص میدهید.
برای مدیریت زمان، شما تقویم خود را به چند «بلاک زمانی» تقسیم میکنید و تصمیم میگیرید در هر بازه دقیقاً روی چه کاری تمرکز کنید.
برای مثال، یک فریلنسر میتواند روز کاری خود را به این شکل برنامهریزی کند:
- ۹ تا ۱۱ صبح: انجام پروژه اصلی مشتری و تمرکز روی بخشهای مهم کار
- ۱۱ تا ۱۲ ظهر: پاسخ به پیامها، ایمیلها و پیگیری ارتباط با مشتریان
- ۱۲ تا یک بعد از ظهر: تولید محتوا برای سایت شخصی یا شبکههای اجتماعی
- ۳ تا ۵ عصر: توسعه، طراحی یا بهبود بخش جدید پروژه
تفاوت اصلی تایم بلاکینگ با یک لیست معمولی این است که در لیست کارها فقط مشخص میکنید «چه کارهایی باید انجام شوند»، اما در تایم بلاکینگ علاوه بر مشخص کردن کارها، زمان دقیق انجام آنها را هم تعیین میکنید.
این تفاوت کوچک باعث میشود احتمال انجام شدن کارها بیشتر شود؛ زیرا هر فعالیت یک جای مشخص در برنامه روزانه شما دارد.
یکی از دلایل اصلی شکست برنامهریزیهای روزانه برای مدیریت زمان، این است که افراد تعداد زیادی کار را در یک روز قرار میدهند، بدون اینکه واقعاً بررسی کنند چه مقدار زمان و انرژی در اختیار دارند. در نتیجه، وقتی چند کار عقب میافتد، احساس فشار و بینظمی بیشتری ایجاد میشود.
در تایم بلاکینگ، ابتدا ظرفیت واقعی روز خود را مشخص میکنید و سپس تصمیم میگیرید هر بخش از زمان را به چه کاری اختصاص دهید. این کار باعث میشود برنامه شما واقعبینانهتر باشد و بتوانید بین کار مشتری، توسعه فردی، بازاریابی و استراحت تعادل ایجاد کنید.
برای استفاده بهتر از این روش، بهتر است چند نکته را رعایت کنید:
- زمانهای تمرکز عمیق را برای کارهای مهمتر قرار دهید. کارهایی مثل طراحی، برنامهنویسی، نویسندگی یا حل مشکلات پیچیده معمولاً به تمرکز بیشتری نیاز دارند و بهتر است در ساعاتی انجام شوند که انرژی ذهنی بیشتری دارید.
- برای کارهای پیشبینینشده فضای خالی در نظر بگیرید. در کار فریلنسری همیشه ممکن است مشتری درخواست جدیدی داشته باشد یا مشکلی فوری پیش بیاید. پر کردن تمام ساعات روز باعث میشود برنامه شما خیلی زود بههم بریزد.
- کارهای مشابه را در یک بازه انجام دهید. برای مثال، پاسخگویی به پیامها، بررسی ایمیلها و پیگیری مشتریان را میتوان در یک زمان مشخص انجام داد تا دائماً بین کارهای مختلف جابهجا نشوید.
۳. ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)؛ اولویتبندی کارها بر اساس اهمیت و فوریت
یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان برای فریلنسرها این است که هر کاری را که زودتر به چشم میآید انجام میدهند، نه کاری که واقعاً اهمیت بیشتری دارد.
برای مثال، ممکن است پاسخ دادن به یک پیام ساده در شبکه اجتماعی حس انجام دادن یک کار را ایجاد کند، اما در همان زمان، تکمیل بخش مهمی از پروژه مشتری یا ارسال یک پیشنهاد کاری جدید تأثیر بسیار بیشتری روی درآمد و رشد کسبوکار داشته باشد.
ماتریس آیزنهاور به شما کمک میکند بین کارهای مهم و کارهای صرفاً فوری تفاوت قائل شوید. این روش وظایف شما را بر اساس دو معیار اصلی دستهبندی میکند:
- اهمیت: این کار چقدر روی اهداف، درآمد یا پیشرفت شما تأثیر دارد؟
- فوریت: آیا این کار باید همین الان انجام شود یا میتوان آن را برای زمان دیگری برنامهریزی کرد؟
بر اساس این دو معیار، کارها در چهار دسته قرار میگیرند:
- مهم و فوری: کارهایی که نیاز به اقدام سریع دارند؛ مانند اصلاح یک مشکل جدی در پروژه مشتری یا تحویل کاری که موعد آن نزدیک است.
- مهم اما غیرفوری: فعالیتهایی که تأثیر زیادی روی آینده شما دارند اما فشار زمانی ندارند؛ مانند یادگیری مهارت جدید، ساخت نمونهکار یا بازاریابی برای جذب مشتری.
- فوری اما کماهمیت: کارهایی که نیاز به رسیدگی دارند اما لزوماً ارزش زیادی ایجاد نمیکنند؛ در صورت امکان میتوان آنها را واگذار کرد یا زمان محدودی برایشان در نظر گرفت.
- نه مهم و نه فوری: فعالیتهایی که ارزش چندانی ندارند و فقط زمان شما را مصرف میکنند؛ مانند گشتوگذار بیهدف در شبکههای اجتماعی.
مزیت اصلی این روش این است که به شما کمک میکند انرژی خود را روی کارهایی بگذارید که واقعاً نتیجه ایجاد میکنند. برای یک فریلنسر، همیشه تعداد کارهای انجامشده مهم نیست؛ بلکه مهم این است که چه مقدار از زمان صرف فعالیتهایی شده که روی درآمد، رضایت مشتری و رشد حرفهای تأثیر دارند.
۴. روش GTD (Getting Things Done)؛ ذهن خود را از لیست کارها خالی کنید
یکی از دلایل اصلی خستگی ذهنی در بین فریلنسرها این است که دائماً تلاش میکنند تعداد زیادی کار، ایده و مسئولیت را در ذهن خود نگه دارند. وقتی چند پروژه همزمان دارید، در کنار آن باید با مشتریان ارتباط برقرار کنید، به فکر بازاریابی باشید، نمونهکار بسازید یا مهارتهای جدید یاد بگیرید، ذهن بهراحتی تبدیل به یک لیست شلوغ از کارهای نیمهتمام میشود.
ممکن است هنگام انجام یک پروژه طراحی سایت، ناگهان به یاد بیاورید که باید برای مشتری دیگری یک پیام ارسال کنید، مقاله سایت شخصیتان را تکمیل کنید یا هزینه یک پروژه را پیگیری کنید. حتی اگر در همان لحظه آن کارها را انجام ندهید، بخشی از تمرکز ذهن شما همچنان درگیر آنها باقی میماند و روند مدیریت زمان دچار اختلال میشود.
روش Getting Things Done یا GTD که توسط دیوید آلن معرفی شد، بر یک اصل ساده اما مهم تأکید دارد:
ذهن شما برای فکر کردن و حل مسئله ساخته شده است، نه برای ذخیره کردن فهرست کارهای انجامنشده.
در این روش پیشنهاد میشود هیچ وظیفه، ایده یا یادآوری مهمی را در ذهن خود نگه ندارید. هر چیزی که نیاز به پیگیری دارد باید در یک سیستم قابل اعتماد ثبت شود؛ سیستمی که همیشه بتوانید به آن مراجعه کنید و مطمئن باشید چیزی را فراموش نخواهید کرد.
این سیستم میتواند شکلهای مختلفی داشته باشد:
- یک دفتر یادداشت ساده که همیشه همراه شما باشد.
- یک اپلیکیشن مدیریت وظایف برای ثبت و پیگیری کارها.
- یک فایل دیجیتال یا ابزار مدیریت پروژه برای کارهای حرفهای و مشتریان.
مهم نیست از چه ابزاری برای مدیریت زمان استفاده میکنید؛ نکته اصلی این است که ذهن شما دیگر مجبور نباشد دائماً مراقب باشد چیزی را از یاد نبرید.
بعد از ثبت کارها، مرحله بعدی در روش GTD بررسی و سازماندهی آنهاست. هر وظیفه باید مشخص شود که دقیقاً چه کاری با آن باید انجام شود. برای مثال، ممکن است یک مورد نیاز به اقدام فوری داشته باشد، یک مورد را بتوان به زمان دیگری منتقل کرد و یک مورد اصلاً ارزش پیگیری نداشته باشد.
در فرآیند GTD معمولاً کارها بر اساس این موارد بررسی میشوند:
- آیا این کار نیاز به اقدام دارد؟ اگر بله، باید مشخص شود قدم بعدی دقیقاً چیست.
- آیا انجام آن در حال حاضر ضروری است؟ اگر نه، میتوان آن را برای زمان مناسب برنامهریزی کرد.
- آیا این کار ارزش انجام دادن دارد؟ بعضی وظایف فقط باعث شلوغی ذهن میشوند و حذف آنها تصمیم بهتری است.
- آیا میتوان انجام این کار را به فرد دیگری واگذار کرد؟ در پروژههای بزرگتر، واگذاری بعضی وظایف باعث صرفهجویی زیادی در زمان میشود.
برای مثال، بهجای اینکه در ذهن خود نگه دارید «باید سایت نمونهکارم را بهتر کنم»، در سیستم GTD آن را ثبت میکنید و به یک اقدام مشخص تبدیل میکنید؛ مثل «نوشتن متن صفحه خدمات سایت تا پایان هفته» یا «اضافه کردن سه نمونهکار جدید به صفحه اصلی».
مزیت اصلی این روش این است که ذهن شما از حالت یادآوری دائمی خارج میشود و انرژی بیشتری برای تمرکز روی کارهای مهم خواهد داشت. برای فریلنسرها که معمولاً همزمان چند نقش مختلف دارند، GTD میتواند به کاهش استرس، افزایش تمرکز و مدیریت بهتر پروژهها کمک کند.
۵. روش ABCDE؛ تمرکز روی کارهایی که واقعاً اهمیت دارند
یکی دیگر از مشکلات رایج فریلنسرها، مخصوصاً زمانی که چند پروژه و وظیفه همزمان دارند، این است که با یک فهرست طولانی از کارهای مختلف روبهرو میشوند و نمیدانند کدام کار را باید زودتر انجام دهند.
در چنین شرایطی، معمولاً افراد به سراغ کارهایی میروند که سادهتر هستند یا سریعتر به پایان میرسند؛ اما همیشه انجام دادن چند کار کوچک به معنای پیشرفت واقعی نیست. ممکن است ساعت زیادی را صرف پاسخ دادن به پیامها، مرتب کردن فایلها یا انجام کارهای جزئی کنید، در حالی که مهمترین وظیفه روز هنوز انجام نشده است.
روش ABCDE برای حل همین مشکل طراحی شده است. این تکنیک به شما کمک میکند وظایف خود را بر اساس میزان اهمیت دستهبندی کنید و قبل از شروع کار، تصمیم بگیرید کدام فعالیتها بیشترین ارزش را دارند.
در این روش مدیریت زمان، هر کار با یکی از حروف A تا E مشخص میشود:
A؛ بسیار مهم و ضروری
این دسته شامل کارهایی است که انجام ندادن آنها میتواند پیامد جدی داشته باشد. این وظایف باید بالاترین اولویت را در برنامه روزانه شما داشته باشند.
برای مثال:
- تحویل پروژه مشتری قبل از پایان زمان تعیینشده
- برطرف کردن یک مشکل مهم در سایت مشتری
- ارسال یک پیشنهاد کاری که فرصت آن محدود است
اگر چند کار در گروه A قرار دارند، ابتدا باید آنها را بر اساس میزان اهمیت دوباره مرتب کنید و مهمترین مورد را انتخاب کنید.
B؛ مهم اما نه حیاتی
کارهای گروه B اهمیت دارند، اما انجام ندادن فوری آنها معمولاً مشکل جدی ایجاد نمیکند. با این حال، بهتر است برای جلوگیری از انباشته شدن این وظایف، زمان مشخصی برای آنها در نظر بگیرید.
برای مثال:
- بهبود طراحی نمونهکارها
- برنامهریزی برای تولید محتوا در سایت شخصی
- یادگیری یک ابزار یا تکنیک جدید مرتبط با کار
این دسته معمولاً همان کارهایی هستند که به رشد بلندمدت شما کمک میکنند.
C؛ مفید اما غیرضروری
کارهای گروه C انجام دادنشان خوب است، اما تأثیر زیادی روی اهداف اصلی شما ندارند. این فعالیتها نباید زمان زیادی از شما بگیرند یا باعث شوند کارهای مهمتر عقب بیفتند.
برای مثال:
- تغییر جزئی ظاهر پروفایل کاری
- مرتب کردن فایلهایی که فوریت ندارند
- چیدمان ساختار صفحات سایت برای بار چهارم!
D؛ قابل واگذاری
برخی کارها لازم نیست حتماً توسط خود شما انجام شوند. اگر فرد دیگری میتواند آن کار را با کیفیت مناسب انجام دهد، واگذاری آن میتواند زمان شما را آزاد کند.
برای مثال:
- انجام بعضی کارهای تکراری در پروژه
- ورود اطلاعات یا کارهای اجرایی ساده
- برخی وظایف پشتیبانی
فریلنسرها معمولاً به دلیل عادت به انجام همه کارها بهتنهایی، بخش زیادی از زمان خود را صرف کارهایی میکنند که ارزش اصلی آنها کمتر از زمان صرفشده است.
E؛ حذف کردن
این دسته شامل فعالیتهایی است که ارزش زمانی که برایشان صرف میکنید را ندارند. حذف این کارها یکی از مهمترین بخشهای مدیریت زمان است، زیرا همیشه افزایش بهرهوری فقط با اضافه کردن کارهای جدید اتفاق نمیافتد؛ گاهی باید بعضی فعالیتهای کمارزش را کنار گذاشت.
برای مثال:
- چک کردن مداوم شبکههای اجتماعی بدون هدف مشخص
- شرکت در کارهایی که تأثیری روی درآمد یا رشد شما ندارند
- انجام اصلاحات غیرضروری در پروژهها
مزیت اصلی روش ABCDE این است که به شما یاد میدهد بین «مشغول بودن» و «پیشرفت کردن» تفاوت قائل شوید. برای یک فریلنسر، همه کارها ارزش یکسانی ندارند؛ بعضی فعالیتها مستقیماً روی درآمد، رضایت مشتری و آینده حرفهای تأثیر میگذارند و بعضی دیگر فقط زمان و انرژی شما را مصرف میکنند.
بهترین روش مدیریت زمان برای من چیست؟
واقعیت این است که هیچ تکنیکی بهتنهایی معجزه نمیکند. مدیریت زمان بیشتر از اینکه به انتخاب یک روش خاص وابسته باشد، به ساختن یک سیستم مناسب برای سبک کاری شما مربوط است.
بسیاری از فریلنسرهای موفق ترکیبی از چند روش را استفاده میکنند:
- با GTD کارهای ذهنی خود را ثبت میکنند.
- با ماتریس آیزنهاور اولویتها را مشخص میکنند.
- با Time Blocking روز خود را برنامهریزی میکنند.
- با پومودورو هنگام انجام کار تمرکز خود را حفظ میکنند.
مهمترین نکته برای مدیریت زمان این است که برنامهریزی شما باید واقعی باشد. یک برنامه خوب، برنامهای نیست که روزتان را با دهها کار پر کند؛ برنامهای است که کمک کند مهمترین کارها را با تمرکز و آرامش انجام دهید.
